2. Diagnóstico del archivo
Para tomar decisiones adecuadas es necesario contar con un diagnóstico previo que
evalúe, al menos, las siguientes dimensiones:
a) Cantidad: en ocasiones, el volumen de documentos es tan grande que no permite
tener una idea clara a simple vista. Existen fórmulas para realizar estimaciones
basadas en el número de cajas o estanterías en el almacén. Si no podemos contar
todos los materiales, al menos debería ser posible averiguar el número de
documentos de varias cajas o varias estanterías para obtener una media y después
multiplicar por el número total. Lo ideal para nuestro propósito es realizar la
estimación total en páginas (especificando si por una o dos caras), ya que esta es la
medida en la que basaremos muchos de los cálculos del proyecto.
b) Estado de conservación: hay factores ambientales (humedad, temperatura, luz) o
biológicos (hongos, insectos, roedores) que pueden afectar a la conservación de los
documentos en papel. Es importante que revises una muestra relevante del archivo
(documentos ubicados en distintas zonas, a diferentes alturas, en distintas salas,
etc.) para tener una idea del estado de conservación de los documentos, ya que
esto puede hacer que priorices algunos materiales sobre el resto o que necesites
equipamientos especiales. Estas condiciones también afectan a la tarea de
preparación de documentos que se lleva a cabo antes de pasarlos por el escáner.
c) Tipología de los documentos: un archivo relacionado con los derechos humanos
puede contener documentos legales, fotografías, documentos escritos a mano o a
máquina, transcripciones de entrevistas y testimonios, libros, investigaciones,
recortes de prensa, etc. No es lo mismo digitalizar una fotografía en la que
necesitamos apreciar un elemento con gran nivel detalle que digitalizar un
documento escrito cuyo único requisito es que sea legible. Además, la tipología
suele estar relacionada con el soporte (papel fotográfico, papel de celulosa, película,
etc.) y con las dimensiones del documento que se va a digitalizar (por ejemplo, un
mapa o un periódico suelen ser más grandes que un documento legal o una
fotografía).
d) Sistema de clasificación: ¿cómo están organizados actualmente los documentos?
Podrían estar ordenados cronológicamente, por temática, por zona geográfica a la
que hacen referencia, por investigaciones, etc. Entender cómo está organizado el
archivo proporciona información sobre qué contiene y anticipa muchas de las
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