d) Reducir amenazas propias de la conservación física: los documentos en papel están
expuestos a distintos tipos de amenazas: humedad, temperatura, insectos, hongos,
pérdidas al ser manipulados por personas, inundaciones, incendios, etc. Al realizar
una copia digital aseguramos que la información que contienen no desaparecerá,
aunque la conservación digital también se enfrenta a amenazas, como veremos
más adelante.
Fases de un proyecto de digitalización
1. Definición de metas y alcance
Todo proyecto arranca con la definición de metas y lo más lógico es que las de un proyecto
de digitalización estén relacionadas con alguna o varias de las razones expuestas en el
apartado anterior. Las metas deben quedar plasmadas de forma clara, ya que serán la
referencia para medir posteriormente el éxito del proyecto.
Al definir las metas de un proyecto de digitalización conviene ir más allá del propio proceso
de escaneado y pensar en cómo se consultarán y aprovecharán los documentos
digitalizados, ya que de ello dependerá en buena medida el diseño del proyecto.
En lo que respecta al alcance, es importante preguntarse qué se quiere digitalizar y por
qué, ya que los recursos casi siempre son escasos. No es necesario digitalizar el 100% del
archivo. Dependiendo del propósito, estos son algunos ejemplos de materiales que te
puede interesar digitalizar:
-
Si vas a iniciar un procedimiento legal, los documentos que puedan tener valor
como evidencia.
-
Si lo haces por razones de seguridad, aquellos documentos que contengan
información sensible.
-
Si tu objetivo es preservar la información, los documentos más deteriorados,
amenazados por la humedad o ubicados en una sala con riesgo de inundación.
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