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Combinar varios de estos criterios y otros que se ajusten a la colección, pensando
en los métodos más comunes para encontrar los documentos a posteriori.
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Nombrar los archivos de forma sistemática una vez que se haya establecido el
criterio.
Las mismas pautas pueden aplicarse a la hora de nombrar carpetas, aunque evitando las
redundancias con el nombre del archivo. La jerarquía de carpetas permite estructurar los
archivos en varios niveles. Por ejemplo, si vamos a seguir el criterio geográfico, un primer
nivel sería el continente, el segundo el país, el tercero el departamento, y así
sucesivamente. Si fuese cronológico, estructuraríamos por década, año, mes, etc.
Las consideraciones de esta etapa, relacionadas con las necesidades de los usuarios y con
la estructura de la información, son decisivas cuando la digitalización se integra en un
proyecto más amplio que abarca el diseño de un sistema de información.
4. Estimación de recursos humanos, temporales y
equipamiento
El diagnóstico previo te permitirá tener una idea certera de los recursos necesarios para
acometer el proyecto.
Tiempo. Para calcularlo, es necesario tener claro el volumen total de documentos a
digitalizar y el tiempo medio empleado para cada documento, considerando la preparación
del mismo (extraerlo de las cajas o archivadores, quitar grapas, estirar dobleces, etc.), el
escaneo, la reubicación en el lugar de origen y la descripción del documento digital para su
almacenamiento.
Personal. El tiempo total del proyecto dependerá también del número de personas
implicadas, pese a que existen cuellos de botella que hacen que la reducción de tiempo no
sea proporcional al número de personas contratadas.
Por ejemplo, si la duración total del proyecto se estima en 300 horas de trabajo para una
persona, la contratación de otra persona no implica que la duración se reduzca a la mitad
(150 horas), ya que muchas de las tareas no pueden llevarse a cabo de forma simultánea y
hay tiempos, como el del escaneo, que no dependen del personal.
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