decisiones que luego tomaremos para facilitar el acceso a los documentos digitales. Si los documentos de tu archivo están organizados por país, está claro que ese será uno de los criterios de búsqueda una vez que estén digitalizados. Sin embargo, la gran ventaja del formato digital es que podremos añadir fácilmente otros criterios de búsqueda que ayuden a localizar lo que se desea. e) Propiedad de los documentos: ¿Quiénes son los autores y propietarios de los documentos? La organización que custodia los documentos no tiene por qué ser la propietaria de los mismos, o puede no contar con derechos para su publicación (su permiso puede estar limitado al uso interno, por ejemplo). También es necesario considerar si hay cláusulas de confidencialidad o similares. f) Necesidades de retención: hay ciertos tipos de documento que, por ley, deben ser guardados durante cierto tiempo. Esta circunstancia suele darse, sobre todo en el campo legal y en el financiero. Para evitar problemas, conviene revisar la legislación nacional para estar al tanto de estas condiciones. Este diagnóstico será la base del diseño del proyecto de digitalización, por lo que no conviene escatimar tiempo y otros recursos en él. Para tener una idea clara de todos los aspectos mencionados, lo más útil es investigar directamente en el archivo, tomando muestras representativas. Los resultados de la evaluación deben quedar plasmados en un documento claro y conciso, así evitaremos tener que regresar al archivo para valorarlo de nuevo. 3. Acceso y utilización del archivo Aunque todavía estamos diseñando el proyecto y no hemos comenzado a escanear, podemos plantear cómo se accederá a los documentos digitalizados y cuál será su uso. Las principales opciones al respecto consisten en publicar la colección digitalizada en una plataforma abierta al público o mantenerla para uso interno, con envíos selectivos a otras personas u organizaciones cuando sea necesario. Tanto si vamos a publicar la colección o mantenerla para uso interno, UWAZI, la plataforma de código abierto diseñada por HURIDOCS, permite organizar y analizar colecciones de documentos. Con UWAZI podremos describir documentos mediante metadatos personalizados para hacerlos fácilmente recuperables a través de su interfaz. Además, la plataforma posee las características necesarias para mantener altos estándares de 5

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