decisiones que luego tomaremos para facilitar el acceso a los documentos digitales.
Si los documentos de tu archivo están organizados por país, está claro que ese será
uno de los criterios de búsqueda una vez que estén digitalizados. Sin embargo, la
gran ventaja del formato digital es que podremos añadir fácilmente otros criterios
de búsqueda que ayuden a localizar lo que se desea.
e) Propiedad de los documentos: ¿Quiénes son los autores y propietarios de los
documentos? La organización que custodia los documentos no tiene por qué ser la
propietaria de los mismos, o puede no contar con derechos para su publicación (su
permiso puede estar limitado al uso interno, por ejemplo). También es necesario
considerar si hay cláusulas de confidencialidad o similares.
f) Necesidades de retención: hay ciertos tipos de documento que, por ley, deben ser
guardados durante cierto tiempo. Esta circunstancia suele darse, sobre todo en el
campo legal y en el financiero. Para evitar problemas, conviene revisar la legislación
nacional para estar al tanto de estas condiciones.
Este diagnóstico será la base del diseño del proyecto de digitalización, por lo que no
conviene escatimar tiempo y otros recursos en él. Para tener una idea clara de todos los
aspectos mencionados, lo más útil es investigar directamente en el archivo, tomando
muestras representativas. Los resultados de la evaluación deben quedar plasmados en un
documento claro y conciso, así evitaremos tener que regresar al archivo para valorarlo de
nuevo.
3. Acceso y utilización del archivo
Aunque todavía estamos diseñando el proyecto y no hemos comenzado a escanear,
podemos plantear cómo se accederá a los documentos digitalizados y cuál será su uso. Las
principales opciones al respecto consisten en publicar la colección digitalizada en una
plataforma abierta al público o mantenerla para uso interno, con envíos selectivos a otras
personas u organizaciones cuando sea necesario.
Tanto si vamos a publicar la colección o mantenerla para uso interno, UWAZI, la plataforma
de código abierto diseñada por HURIDOCS, permite organizar y analizar colecciones de
documentos. Con UWAZI podremos describir documentos mediante metadatos
personalizados para hacerlos fácilmente recuperables a través de su interfaz. Además, la
plataforma posee las características necesarias para mantener altos estándares de
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