1. Mantener un inventario. Los desplazamientos de materiales van a ser constantes durante el proceso y, manejando grandes volúmenes de documentos, corremos el riesgo de que alguno acabe extraviado. Reflejar el flujo de documentos con un inventario sencillo que muestre cuándo los materiales se sacaron y se devolvieron a su lugar de origen puede ser de gran ayuda. 2. Localizar los archivos físicos en su ubicación, sacarlos de las cajas o archivadores (si procede) y llevarlos a la mesa de trabajo. 3. Preparar los materiales: quitar grapas, sacar de fundas acrílicas, deshacer dobleces, limpiar polvo, desencuadernar, etc. 4. Cargar la bandeja alimentadora. Antes de cargar, revisa si los materiales deben ser escaneados por una o por ambas caras y configura el equipo para ello. Verifica también la carga máxima de la bandeja alimentadora y la posición correcta de los materiales. 5. Escaneado. Decide si vas a realizar un escaneo página a página (cada una generará un archivo independiente) o de un documento completo (un solo archivo con varias páginas). Comprueba una vez más que los parámetros del escáner son los correctos para el tipo de documento. 6. Nombre y descripción del archivo digital mediante metadatos. Cuando el documento ha sido escaneado y figura en la computadora es el momento de nombrarlo y describirlo según los criterios establecidos. En caso de que el archivo físico y digital se vayan a mantener, es frecuente que uno de los campos de descripción del archivo digital incluya una referencia a la ubicación del archivo físico original. Este paso es previo a la carga de los documentos digitalizados en una base de datos, que corresponde a una etapa posterior. 7. Recolocación del material físico en su lugar de origen. Si pretendes conservar tus archivos a largo plazo, es mejor no volver a colocar grapas y clips metálicos, ya que con el tiempo se oxidan y dañan el papel. Cuando los materiales hayan sido devueltos, asegúrate de indicarlo en el inventario. 10