Las organizaciones con una larga trayectoria en el campo de los derechos humanos suelen
acumular documentos a lo largo de los años, mayoritariamente en papel, aunque también
archivos fotográficos e incluso películas y diapositivas.
Existen múltiples razones para plantearse la digitalización total o parcial de estos
documentos. En muchas ocasiones estos documentos ya han cumplido su función y se
guardan físicamente para dar cuenta de la trayectoria de la institución, o bien se desea
preservar documentación de relevancia que corre riesgo de destrucción si se mantiene en
formato físico; también para posibilitar su sistematización en un sistema de datos,
favorecer su accesibilidad de forma remota o como un modo de asegurar y contar con
copias y proteger información en riesgo.

¿Por qué digitalizar?
Los principales motivos por los que digitalizar una colección son los siguientes:
a) Mejorar la accesibilidad: los documentos digitales publicados en un repositorio de
acceso abierto pueden consultarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La digitalización también facilita la forma de compartir documentos de forma
privada y por cauces seguros.
Más allá de la ruptura de las barreras espaciales y temporales en el acceso, la
digitalización suele conllevar una descripción exhaustiva del contexto y el contenido
del documento digital, lo que aumenta las opciones de búsqueda.
b) Incrementar la seguridad: si tus documentos físicos contienen información sensible
existe el riesgo de que alguien irrumpa en tus instalaciones y los confisque o
destruya. Hacer copias digitales evita que la información almacenada se pierda para
siempre. A la hora de evitar el acceso a información sensible por parte de terceros,
el formato digital permite adoptar medidas de seguridad para blindar el acceso a
los documentos.
c) Ahorrar espacio: los documentos en papel ocupan mucho espacio en comparación
con el almacenamiento digital. La escasez de espacio suele ser un problema
recurrente para las organizaciones, sobre todo cuando deciden almacenar toda la
documentación que pasa por sus manos, sin aplicar criterios de selección.

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